We are seeking a highly motivated individual with excellent information management and administrative skills to join our team as a Program Admin Assistant.
OPS Commitment to Diversity, Inclusion, Accessibility, and Anti-Racism:
We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.
We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.
Visit the OPS Anti-Racism Policy (https://www.ontario.ca/page/ontario-public-service-anti-racism-policy) and the OPS Diversity and Inclusion Blueprint (https://www.ontario.ca/page/ops-inclusion-diversity-blueprint) pages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.
We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario's Human Rights Code (http://www.ohrc.on.ca/en/ontario-human-rights-code). Refer to the "How to apply" section if you require a disability-related accommodation.
What can I expect to do in this role?
In this role, you will:
• Oversee the flow of information, track documents and maintain accurate records
• Gather and verify information, and liaise with appropriate contacts to obtain clarification or share information
• Establish and maintain a filing system
• Prepare a variety of correspondence, including letters, memos, reports, charts, graphs and standing orders
• Proof read documents for accuracy, grammar and formatting
How do I qualify?
Analytical, Problem Solving and Organizational Skills
• You can identify and resolve administrative-related issues
• You can verify accuracy and completeness of documents, files and information, and correct discrepancies
• You can determine workload priorities and manage conflicting deadlines
Information Management Skills
• You have proven experience to oversee the flow of information and track documents
• You can establish and maintain a filing system in accordance with record management guidelines and standards
• You have interpretive knowledge of practices and/or procedures related to the confidentiality and disclosure of information
Computer Skills
• You are proficient in MS Word, Excel, as well as electronic mail, spreadsheet, database and presentation software to produce a variety of documents and correspondence, create spreadsheets, coordinate meetings and schedules, manage files and track information
Administrative Skills
• You have proven experience working in a multi-disciplinary team environment to provide a wide range of administrative services
• You have proven experience working in a large organization or within an institutional setting
Communication and Interpersonal Skills
• You can communicate and work effectively within a multi-disciplinary team environment
• You have excellent writing skills to prepare written correspondence
Additional Information
Address:
• 1 English Temporary, duration up to 6 months, 800 Great Northern Rd, Sault Ste Marie, North Region, Criminal Record and Judicial Matters Check, Credit History Check, Local Police Databases Search, PIP/NICHE/RMS
Compensation Group:
Ontario Public Service Employees Union
Understanding the job ad - definitions
Schedule:
3-7
Category:
Administrative and Support Services
Posted on:
Monday, June 24, 2024
Note:
• In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position.
Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Corporate Talent Programs Branch, Talent and Leadership Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you.
A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.
• T-CL-215891/24
How to apply:
1. You must apply online (https://www.gojobs.gov.on.ca/Apply.aspx?Language=English&JobID=215891).
2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources (https://www.gojobs.gov.on.ca/Docs/OPSCoverLetterandResumeWritingGuide.pdf).
3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.
4. Read the job description (https://intra.ejobs.careers.gov.on.ca/PDR.aspx?Language=English&JobID=215891) to make sure you understand this job.
5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Us (https://www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx) to provide your contact information. Recruitment services team will contact you within 48 hours.
Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.
All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.
Remember: The deadline to apply is Tuesday, July 9, 2024 11:59 pm EDT. Late applications will not be accepted.
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.
The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the
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Nous sommes à la recherche d'une personne très motivée ayant d'excellentes compétences en gestion de l'information et en administration pour se joindre à notre équipe en tant qu'assistant administratif des programmes.
Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme (https://www.ontario.ca/fr/page/politique-de-la-fonction-publique-de-lontario-pour-la-lutte-contre-le-racisme) et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO (https://www.ontario.ca/fr/page/plan-directeur-sur-linclusion-et-la-diversite) pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne (http://www.ohrc.on.ca/fr/le-code-des-droits-de-la-personne-de-l%E2%80%99ontario) de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Dans ce rôle, vous devrez :
• surveiller la circulation de l'information, faire le suivi de documents et tenir des dossiers précis;
• recueillir et vérifier des renseignements, et assurer la liaison avec les bonnes personnes-ressources pour obtenir des précisions ou communiquer des renseignements;
• établir et tenir un système de classement;
• préparer une correspondance variée, notamment des lettres, des notes de service, des rapports, des tableaux, des graphiques et des ordres permanents;
• relire des documents pour en vérifier l'exactitude, la grammaire et la mise en forme.
À quelles exigences dois-je répondre?
Compétences en analyse, en résolution de problèmes et en organisation
• Capacité à déterminer et à résoudre des problèmes d'ordre administratif.
• Capacité à vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de documents, de dossiers et de renseignements, et à corriger les anomalies.
• Capacité à déterminer les priorités de la charge de travail et à gérer des échéances contradictoires.
Compétences en gestion de l'information
• Expérience éprouvée de la surveillance de la circulation de l'information et du suivi de documents.
• Capacité à établir et à tenir un système de classement conformément aux lignes directrices et aux normes de gestion des documents.
• Connaissance interprétative des pratiques et/ou des procédures liées à la confidentialité et à la divulgation de l'information.
Compétences en informatique
• Maîtrise de MS Word, de MS Excel et des courriels, des feuilles de calcul, des bases de données et des logiciels de présentation pour produire divers documents et éléments de correspondance, créer des feuilles de calcul, coordonner des réunions et des calendriers, gérer des dossiers et faire le suivi de renseignements.
Compétences en administration
• Expérience éprouvée du travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire pour fournir un large éventail de services administratifs.
• Expérience éprouvée du travail au sein d'une grande organisation ou dans un cadre institutionnel.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Capacité à communiquer et à travailler efficacement au sein d'une équipe pluridisciplinaire.
• Excellentes compétences en rédaction pour préparer de la correspondance écrite.
Renseignements supplémentaires
Adresse:
• 1 anglais Temporaire(s), durée jusqu'à 6 mois, 800 Great Northern Rd, Sault Ste Marie, Région Nord, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires, Vérification de la solvabilité, Recherche dans les bases de données des services de police locaux, PIP/NICHE/RMS
Groupe de rémunération:
Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario
Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions
Horaire:
3-7
Catégorie:
Services d'administration et de soutien
Date de publication:
le lundi 24 juin 2024
Note:
• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.
Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.
Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.
• T-CL-215891/24
Comment postuler:
1. Vous devez postuler en ligne (https://www.gojobs.gov.on.ca/Apply.aspx?Language=French&JobID=215891).
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources (https://www.gojobs.gov.on.ca/Docs/OPSCoverLetterandResumeWritingGuideFr.pdf).
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. Voir la description de l'emploi (https://intra.ejobs.careers.gov.on.ca/PDR.aspx?Language=French&JobID=215891)pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre (https://www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx?Language=French) et nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.
Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.
Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.
Rappel : La date limite de candidature est le mardi 9 juillet 2024 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.
La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario (http://www.ohrc.on.ca/fr/le-code-des-droits-de-la-personne-de-l%E2%80%99ontario) .
